PROPOSAL KEGIATAN MAGANG
EFISIENSI PENERAPAN MANAJEMEN KANTOR DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA LEMBAGA LAYANAN PERGURUAN TINGGI WILAYAH X (SUMATERA BARAT, RIAU, JAMBI, DAN KEPULAUAN RIAU)
Oleh
Muhammad Iqbal
NIM 1604278
Jurusan Administrasi Publik
FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2018
DATA DIRI MAHASISWA MAGANG
Nama : Muhammad Iqbal
NIM : 16042078
Jurusan : Administrasi Publik
Fakultas : Fakultas Ilmu-ilmu Sosial
Universitas : Universitas Negeri Padang
Tempat Magang :Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah X (Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau).
A. ¬¬Latar Belakang
Perguruan tinggi merupakan salah satu lembaga pendidikan dan pengembangan sumber daya manusia, perguruan tinggi memiliki peranan dan tanggung jawab dalam mempersiapkan mahasiswa menjadi anak-anak generasi penerus yang nantinya akan menjadi para pemimpian bangsa, generasi muda ini akan menjadi alat pergerakan dalam pembangunan Indonesia.
Universitas Negeri Padang menjadi salah satu perguruan tinggi yang sedang berusaha meningkatkan kualitas mahasiswa. Ini terlihat dari salah satu tujuan Universitas Negeri Padang menjadi universitas unggul di kawasan Asia Tenggara pada tahun 2020. Menjadi universitas unggul tentu tidak semudah yang dibayangkan, apalagi dilevel Asia Tenggara. Untuk itu perlu di tingkatkan kualitas mahasiswa yang ada di Universitas Negeri Padang baik di bidang akademik dan juga pada praktek lapangan secara langsung.
Untuk menilai kesiapan mahasiswa dengan kondisi kerja di lapangan maka mahasiswa diwajibkan untuk mengambil matakuliah magang. Kegiatan magang ini termasuk kedalam bidang mata kuliah wajib jenjang program Strata 1 (S1) pada jurusan Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Padang dengan bobot 4 sks. Jenis magang yang dilaksanakan merupakan jenis kegiatan magang profesi pada instansi pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN/BUMD dan lembaga publik lainnya. Kegiatan magang akan menumbuh kembangkan keterampilan dan pengetahuan mahasiswa di dunia kerja sebagai implementasi dari teori yang didapat dari bangku perkuliahan.
Menimbang pentingnya kegiatan magang tersebut, maka penulis akan melaksanakan kegiatan magang di Kantor Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah X.
Sehubungan dengan hal tersebut, dalam pelaksanaan magang ini secara tidak langsung akan memberikan manfaat kepada Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Padang, ada beberapa manfaat yang didapatkan sebagai berikut:
1. Program magang profesi ini akan memberikan kontribusi yang berarti kepada jurusan dengan jalinan kerjasama dan jaringan yang terbentuk. Dengan demikian secara tidak langsung juga berlangsung proses penguatan kapasitas bukan hanya kepada institusi tempat magang dilakukan tetapi kepada jurusan sendiri.
2. Mahasiswa akan dapat melakukan aktivitas dan pendekatan tidak hanyam mengenal institusi namun juga orientasi data yang akan dapat dimanfaaatkan untuk pemilihan permasalahan dan data awal proses penyusunan skripsi.
3. Program magang akan merupakan salah satu modal aktivitas untuk memperkuat pangkalan (database) yang dimiliki jurusan.
4. Dengan adanya program magang ini, perguruan tinggi khususnya Universitas Negeri padang menjadikan sebuah peluang untuk melaksanakan advokasi dalam penguatan jaringan yang lebih luas.
Selain manfaat yang didapatkan, ketertarikan penulis memilih Lembaga Layanan Perguruan Tinggi Wilayah X karena berdasarkan surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0135/0/1990 pada tanggal 15 Mart 1990. Kemudian dikembangkan seiring dengan pemekaran provinsi Riau dan Kepulauan Riau, sehingga wilayah kerja LLDIKTI Wilayah X menjadi 4 Provinsi.
LLDIKTI Wilayah X merupakan pelaksana tugas sebagai pengawas pengendalian dan pembinaan yang dipimpin oleh seorang koordinator yang dalam melaksanaakan tugasnya bertanggung jawab kepada Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Jabatan koordinator diisi oleh dosen senior yang berstatus sebagai PNS dari salah satu perguruan tinggi dengan kualifikasi tertentu.
Maka dari itu proses penyelanggaraan tugas dari LLDIKTI wilayah X ini sangat berkaitan dengan bidang keilmuan penulis serta kehidupan penulis sehingga penulis sendiri merasa tertarik ditambah LLDIKTI wilayah X merupakan instansi yang bertanggung jawab terhadap Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi maka penulis merasa instansi tersebut cocok dengan gawaian penulis.
LLDIKTI wilayah X memiliki tugas merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan terhadap perguruan tinggi swasta diwilayah kerjanya. Berdasarkan kebijakan Menristekdikti LLDIKTI wilayah X menjalankan fungsi :
1. Merumuskan kebijakan, pengawasan, pengendalian dan pembinaan PTS berdasarkan kebijakan Menristekdikti
2. Melaksanakan koordinasi dalam rangka pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS diwilayah kerjanya.
3. Melaksanakan Koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi penyelanggaraan pendidikan, penelitian dan pngabdian pada masyarakat pada PTS diwilayah kerjanya dan wilayah pengembangannya.
4. Melaksanakan koordinasi dalam rangka pembinaan ketenagaan PTS.
5. Melaksanakan kerja sama dalam rangka pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS diwilayah kerjanya.
6. Melaksanakan dan koordinasi dalam rangka pembinaan PTS diwilayah kerjanya.
Serta berdasarkan visi LLDIKTI wilayah X yaitu “Menjadikan LLDIKTI wilayah X tercepat mendongkrak peringkat akreditasi tahun 2019”, dengan misi “Mendorong peningkatan akreditasi prodi dan institusi PTS menjadi A atau minimal B serta meningkatkan tata kelola melalui komitmen dan integritas” maka penulis tertarik dalam pemberian judul progam magang ini dengan “ EFISIENSI PENERAPAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA LEMBAGA LAYANAN PERGURUAN TINGGI WILAYAH X (SUMATERA BARAT, RIAU, JAMBI, DAN KEPULAUAN RIAU)”
B. Tujuan Magang
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan program magang ini
meliputi:
1. Menyiapkan peserta magang untuk dapat bekerja secara maksimal di kehidupan yang nyata setelah menyelesaikan studi di jurusan Administrasi Publik (Fakultas Ilmu Sosial).
2. Meningkatkan kepekaan mahasiswa dalam menghadapi permasalahan yang terjadi.
3. Sebagai sarana pelatihan kerja bagi mahasiswa sehingga nantinya mampu dan memperoleh bekal untuk terjun secara langsung di dunia kerja.
C. Manfaat Kegiatan Magang
1. Bagi Mahasiswa
- Mahasiswa dapat memperoleh ketrampilan bekerja, didukung dengan kemampuan mahasiswa untuk lebih berkreasi dan berinovasi pada bidang ilmu yang didapat dari Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Padang secara formal.
- Mahasiswa dapat mengetahui mekanisme kerja pada instansi yang bersangkutan.
- Untuk dapat menjadikan acuan bagi mahasiswa yang lain, agar tidak hanya menjadi tenaga terdidik tapi juga terampil.
- Dapat melatih mahasiswa untuk menganalisa permasalahan riil yang terjadi.
2. Bagi Instansi
- Dapat membantu pekerjaan kantor.
- Dapat melaksanakan salah satu bentuk tanggung jawab sosial kepada masyarakat.
- Memperoleh sumbangan pemikiran dan tenaga dalam rangka meningkatkan kinerja dinas.
- Salah satu proses perekrutan pegawai.
3. Bagi Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Padang
- Memperluas jaringan kerjasama dengan dinas dan lembaga lain yang terkait.
- Meningkatkan relevansi kurikulum berbagai program pendidikan di Fakultas Ilmu Sosial dengan dunia kerja.
- Diperolehnya bahan masukan bagi peningkatan atau perluasan kerjasama antara mahasiswa, dosen, perguruan tinggi dan instansi yang terkait.
D. Mata Kuliah yang Relavan dengan Kegiatan
No Nama Mata Kuliah SKS Sinopsis
1. Manajemen Perkantoran 3 SKS Mata kuliah Manajemen Perkantoran mempelajari kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
2. Pelayanan Publik 3 SKS Pelayanan publik adalah segala bentuk jasa pelayanan, baik berupa bentuk barang publik maupun jasa publik yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah
3. Manajemen Sumber Daya Manusia Sektor Publik 2 SKS Mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Sektor Publik membahas tentang peranan SDM, perencanaan SDM, rekrutment dan seleksi tenaga kerja, pelatihan dan pengembangan, pengembangan karier, dan pemberian prestasi kerja.
4. E-Goverment 3 SKS Mata kuliah ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan, pemahaman, wawasan serta keterampilan kepada mahasiswa dalam penerapan Electronic Government (E-Gov). Mata kuliah ini membahas tentang pengertian, urgensi dan visi, manfaat, jenis pelayanan, tantangan, manajemen, prinsip, dan implementasi electronic government dalam pelayanan publik dan pemerintahan.
5. Sistem Informasi Manajemen
3 SKS Dalam pengembangan Sistem Informasi maka di perlukanlah Manajemen, yang bertujuan untuk mengatur dan merencanakan jalannya sistem informasi. SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan serupa. Danu (2007) menjelaskan bahwa Sistem informasi manajemen (Manajement Information Sistem atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
E. Aktivitas yang Diinginkan dapat Dilakukan di Tempat Magang
Berdasarkan fokus kegiatan yang penulis rencanakan, maka agar tercapai kesatuan pemahaman yang diharapkan sehubungan dengan fokus tersebut, penulis sangat berharap diberi kesempatan untuk terlibat dalam aktivitas-aktivitas tugas yang relevan seperti:
1. Memperoleh kesempatan belajar dalam penerapan manajemen kantor di LLDIKTI Wilayah X (Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau).
2. Memperoleh kesempatan untuk terlibat dalam pelaksanaan teknis pekerjaan LLDIKTI Wilayah X (Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau).
3. Memperoleh pengetahuan dan keterampilan mengenai kinerja LLDIKTI Wilayah X (Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau).
F. Waktu Pelaksanaan Magang
No Waktu Kegiatan Tempat Catatan
1 27 Desember 2018 Pembekalan (Coaching) magang dan Pelepasan mahasiswa magang periode Januari - Juni 2019 Tanggal dan tema kegiatan ini dapat berubah sesuai dengan kondisi di instansi
2 3 Januari 2019 Orientasi dan perkenalan lingkungan kerja
Lokasi magang
3 3 Januari – 19 Februari 2019 Pelaksanaan magang Lokasi magang
(Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah X)
4 3 Januari – 19 Februari 2019 Kegiatan pengumpulan data dan ikut serta dalam berbagai kegiatan kantor Lokasi magang
5 3 Januari – 19 Februari 2019 Konsultasi mahasiswa dengan pembimbing di kampus Jurusan
6 3 Januari – 19 Februari 2019 Kunjungan pembimbing ke tempat magang
Lokasi magang
7 Agustus 2019 Monitoring tim magang Lokasi magang
G. Penutup
Demikianlah proposal ini saya buat dengan harapan dapat menjadi bahan pertimbangan dan memberikan penugasan dalam pelaksanaan kegiatan magang profesi ini di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah X (Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau). Atas perhatian dan kesediaan Bapak / Ibu Pimpinan saya ucapkan terimakasih.
Diketahui oleh
Dosen Pembimbing
Prof. Dasman Lanin, M.Pd, Ph.D
NIP. 195704161986021001
Padang, Desember 2018
Pemohon
Muhammad Iqbal
NIM. 16042078
Ketua Tim Program Magang
Aldri Frinaldi, SH,.M.Hum,.Ph.D
NIP. 197002121998021001
